IT-Notfallplan: Was tun, wenn der Rechner ausfällt?

Ein IT-Notfallplan klingt nach großem Aufwand, ist in der Praxis für einen kleinen Betrieb aber oft nur eine Seite Papier (oder eine Notiz) mit den wichtigsten Informationen — und macht im Ernstfall den Unterschied zwischen "kurze Unterbrechung" und "der ganze Tag ist gelaufen".

Was in einen minimalen Notfallplan gehört

• Wer wird zuerst kontaktiert? Name und Nummer des IT-Ansprechpartners, gut sichtbar, nicht nur im Kopf einer einzelnen Person.
• Wo liegen die Zugangsdaten? Ein sicherer, aber im Notfall zugänglicher Ort für wichtige Passwörter — nicht auf einem Klebezettel, aber auch nicht nur im Kopf einer einzigen Person, die gerade im Urlaub ist.
• Was ist der Notfall-Arbeitsweg? Wenn das Hauptsystem ausfällt — gibt es einen Ersatzweg, um zumindest die dringendsten Dinge zu erledigen (z. B. Angebote handschriftlich, Zugriff über ein Ausweichgerät)?
• Wo liegt das letzte Backup, und wie wird es zurückgespielt? Im Stress ist das keine gute Zeit, das zum ersten Mal herauszufinden.

Der Unterschied zwischen "Ärgernis" und "Krise"

Ein Rechner, der abstürzt, ist ein Ärgernis. Ein Rechner, der abstürzt, während niemand weiß, wo das letzte Backup liegt, wer den Internetanbieter kontaktieren muss, oder welches Ausweichsystem genutzt werden kann — das wird schnell zur Krise. Der technische Fehler ist meistens gleich groß, der Schaden hängt aber stark von der Vorbereitung ab.

Einmal jährlich durchgehen

Ein Notfallplan, der seit drei Jahren nicht mehr angeschaut wurde, verweist möglicherweise auf einen Mitarbeiter, der nicht mehr da ist, oder ein System, das längst abgelöst wurde. Ein kurzer jährlicher Check — passen die Kontakte noch, funktioniert der Ausweichweg noch — reicht meist aus, um den Plan aktuell zu halten.

Ein Notfallplan muss nicht perfekt sein. Er muss nur existieren, bevor er gebraucht wird.